Elle fait partie du top 3 des questions des plus posées. Je me devais donc d’y répondre !
Mais avant de démarrer, laisse-moi te donner quelques conseils pour gagner du temps.
5 conseils pour gagner du temps
1. Anticiper sur les prochaines actions à mettre en place
Si tu as déjà visionné la masterclass, tu connais déjà la liste de toutes les étapes pour créer ta micro-crèche.
Le but est que tu aies toujours un coup d’avance.
Tu recherches le local et tu es dans une période où tu as du temps ? Commence ton règlement de fonctionnement !
– Et s’il y a des choses à changer ?
Tant pis, tu les modifieras ensuite, mais au moins tu démarres.
Comme j’aime bien le dire “Mieux vaut fait que parfait” !
2. Faire bouger les choses
Si tu attends sagement que ton agence immobilière te rappelle pour te donner des nouvelles du propriétaire, on est mal !
Si tu es dans le projet d’ouvrir ta micro-crèche, tu dois être capable de soulever des montagnes pour atteindre ton objectif.
Alors non, n’attend pas les bras croisés que les personnes veuillent bien revenir vers toi. SURTOUT PAS.
Laisse-leur quelques jours et reviens à la charge. Il faut que tu avances
N’aie pas peur de passer pour une harceleuse.
3. Prendre le temps de la réflexion
Je sais que cette idée est à l’inverse de la précédente, mais elle est très importante !
Ce n’est pas la première fois que j’en parle, mais je tiens quand même à me répéter.
Quand tu te retrouves dans une phase de down, où tu as le sentiment que tu ne vas jamais avancer, oublie un peu ton projet !
Mets-le sur pause pendant quelques jours, oblige-toi à ne pas y penser.
Et tu vas voir que toute seule, sans se focaliser dessus, tu vas finir par trouver la solution.
Essaie, c’est magique.
4. Jouer de ses relations
Si tu connais des personnes à la mairie, ou que tu peux travailler avec des partenaires qui font partie de tes relations, je dis BINGO !
Pour te donner un exemple, le frère de mon propriétaire travaillait au service urbanisme de la mairie, cela m’a fait gagner un temps considérable.
Pareil, j’ai fait appel à chaque ouverture de micro-crèche au même architecte, aux mêmes entrepreneurs pour les travaux. On se connaissait, on connait nos manières de travailler. Si ça a fonctionné la première fois, il n’y a pas de raison que ça change.
5. Se faire accompagner
Là encore, il n’y a pas de secret.
Être en relation avec des personnes qui sont passées par là où tu souhaites aller est un atout majeur.
En fait, un accompagnement est un gros raccourci dans ton projet qui va te permettre d’éviter les erreurs (d’un point de vue durée, mais aussi financier).
Tu peux te faire accompagner par une plateforme initiative sur la création de ton entreprise de manière générale, mais aussi par moi-mêmequi a déjà créé et géré 3 micro-crèches.
Les délais
Avant de commencer, sache que ce que je vais te dire ici est une moyenne.
Certains porteurs de projet vont aller beaucoup plus vite et pour d’autres, le projet prendra plus de temps.
Pour arrêter de tourner autour du pot, je dirai qu‘il faut compter 1 an pour créer sa micro-crèche :
6 mois pour trouver un local
6 mois entre la signature du bail et l’ouverture
La recherche du local
C’est en règle générale la partie qui peut être la plus longue et la plus démoralisante.
Mais une fois ton local trouvé et validé par la PMI, ton projet va pouvoir concrètement naître.
Le secret va être ne ne rien lâcher, et de chercher le local de tes rêves tous les jours, et de plusieurs manières différentes :
petites annonces sur Internet
faire le tour des agences immobilières
tourner en voiture sur des zones qui t’intéressent, à l’affut du bon plan
Et ensuite, mettre toutes les chances de ton côté pour ce local soit validé par ton référent PMI. Je t’en dis plus dans la formation “Trouver le Local Idéal”.
Après la signature du bail
Tu rentres ici concrètement dans la création de ton entreprise et de ton activité ! Que du kif !
Au programme :
finaliser ton business plan
trouver une banque qui accepte de financer ton prêt
créer ton entreprise
obtenir tes autorisations de travaux auprès de la mairie
démarrer les travaux
commander ton mobilier
recevoir les familles pour les inscriptions
recruter ton personnel
…
Tu en sais maintenant beaucoup plus sur la durée de création de ta micro-crèche.
De mon côté, j’ai respecté ces délais pour ma première micro.
Mais avant de démarrer concrètement mon projet, j’ai repris mes études pendant un an (licence professionnelle responsable de structure petite enfance et CAP petite enfance en candidat libre). Pendant cette année, j’ai pris le temps de penser ma future micro-crèche. J’avais démarré mon business plan, mon projet d’établissement et mon règlement de fonctionnement.
Et une fois mes diplômes obtenus, j’ai démarré ma recherche du local.
Et toi alors ? Où en es-tu dans ton projet ? Viens m’en parler dans les commentaires 😊
Tu veux créer ta micro-crèche et pouvoir vivre de cette activité ? Parfait, tu es au bon endroit !
Même si les premiers mois risquent d’être difficiles au début, je peux t’assurer que tu peux être rentable dès la première année.
Comment ?
Laisse-moi te l’expliquer ici.
Avant de commencer, quelques notions comptables
La comptabilité, c’est un mot qui peut faire peur, je te l’accorde.
Mais bon, on va quand même être obligé d’en parler.
Pour t’expliquer simplement, ta société sera rentable à partir du moment où ton chiffre d’affaires va dépasser le montant de tes charges.
Tu vas donc pouvoir engendrer du bénéfice.
Ce qui est important de regarder sur un bilan comptable, c’est la dernière ligne “Résultat net comptable”.
En gros, c’est la somme qu’il te reste après avoir tout payé, et même tes impôts.
Pour te montrer que je sais de quoi je parle, regarde dessous.
Je te donne le résultat net comptable de ma première année (de février à décembre) :
1. Décale le paiement de l’emprunt bancaire
De cette manière, tu commencera à rembourser ta dette à partir de 6 mois.
Tu peux généralement négocier ça assez facilement avec ton banquier.
Le montant à payer ne change pas, tu décales juste la première mensualité.
Cette astuce va te permettre de gagner en trésorerie, chose très importante surtout les premiers mois.
2. Facture en avance
Est-ce que tu as déjà entendu parler de facturer les familles à échoir ?
C’est à dire que tu vas facturer en avance.
Tu veux un exemple ? On est le 30 janvier. Tu donnes les factures aux familles du mois de février. Tu peux ajouter sur cette facture de l’accueil supplémentaire du mois de janvier ou supprimer des jours d’accueil si nécessaire.
De cette manière, dans le meilleur des mondes, le 5 février, tu as récupéré tous tes paiements.
Tu as donc la trésorerie nécessaire pour les frais du mois.
Avec la facturation en avance, exit le chèque d’un mois que tu mets de côté au cas où !
3. N’achète pas tout dès le début
Ici, je te parle du mobilier et des jouets.
Bien évidement, équipe ta crèche des biens primordiaux.
Mais je te conseille de ne pas tout acheter d’un coup, au début.
Attend quelques mois, discute avec ton équipe. Tu verras qu’elle aura d’autres idées à te proposer.
Peut-être que cette grosse piscine à balles qui te faisait les yeux doux ne va pas vraiment plaire à l’équipe. Elle aura peut-être envie d’investir le coin que tu as prévu par autre chose.
Idem sur les jouets, ta référente technique sera ravie de te proposer une liste sur ce qu’elle prévoit avec les enfants. Des choses que tu n’auras peut-être même pas pensé !
4. Démarre rapidement les inscriptions avec les familles
Bien évidement, le but est de remplir ta crèche dès le début.
Et pour ça, pas de secret !
Une fois que tu as une date prévisionnelle d’ouverture, reçoit les familles pour les inscriptions.
J’ai démarré les rendez-vous avec les familles avec une micro-crèche encore bien en travaux, ce n’est pas grave !!
Cela n’empêchera pas les familles de se faire une idée sur la crèche une fois terminée. Et puis, tu pourras aussi proposer de repasser avant l’ouverture, une fois ta micro-crèche en meilleure état !
5. Organise-toi dès le début
Si tu veux être rapidement rentable, tu dois absolument connaître tes chiffres.
Je ne te dis pas de tout connaître par coeur, mais de tenir un tableau de bord que tu mettras à jour régulièrement.
Prends quelques postes qui te semblent importants :
ton chiffre d’affaires
les salaires du personnel
mais aussi le coût des repas, des produits de soin …
Tu peux démarrer ton tableau de bord en t’inspirant de ton business plan de départ.
6. Optimise le personnel
C’est très simple : la masse salariale constitue la charge qui te coûte le plus cher.
Alors tu n’as pas droit à l’erreur.
Si ta crèche n’est pas totalement remplie à l’ouverture, est-ce si important de recruter cette salariée à temps plein ?
Ne pourrais-tu pas lui proposer un mi-temps quelques mois. Tu modifieras ensuite son contrat à 35h une fois ta micro-crèche remplie.
De cette manière, tu optimises tes coûts de la meilleure manière possible.
Que penses-tu de ces astuces ? Est-ce-que cela te semble réalisable ?
Si tu as d’autres idées, viens les partager dans les commentaires 😉
Tu veux aller plus loin dans ton projet et tu n’as pas commencé ton business plan ?
Pour préparer ton dossier auprès de la PMI, pas d’autre choix que de comprendre le remboursement de la CAF auprès des familles.
Tout simplement parce que c’est un agrément de vente que tu dois connaître sur le bout des doigts.
Et si jamais le mot CAF te donne de l’urticaire et l’envie de prendre tes jambes à ton cou, lis cet article.
Parce que je vais t’expliquer les choses simplement.
La PSU, Prestation de Service Unique
Avant de commencer, laisse-moi te parler des 2 modes de tarification possibles :
la Prestation de Service Unique ou
la Prestation d’Accueil du Jeune Enfant.
La PSU est une aide versée par la CAF directement auprès des gestionnaire.
Elle complète les participations familiales, en fonction de 2 critères :
les revenus de la famille
le nombre d’enfants à sa charge
Tout cela dans la limite d’un prix plancher et d’un prix plafond fixé tous les ans par la CNAF.
Un autre point important à connaitre est que les réservations et la tarification se calculent à l’heure. Les familles paient donc uniquement pour le temps d’accueil qu’elles définissent.
Pour être plus clair, impossible en PSU d’opter pour une tarification à la journée.
Par contre, la PSU est payée au gestionnaire sur la base des heures facturées, et non des heures réelles d’accueil de l’enfant.
Si tu veux en savoir plus, tu trouveras ici un document de 2019 qui te donne tous les chiffres sur la PSU.
La PAJE, Prestation d’Accueil du Jeune Enfant
On aborde maintenant la PAJE.
Tu es prête ?
Sois attentive, cette partie est très importante.
Déja, la PAJE comprend plusieurs aides. Par exemple, la prime à la naissance, l’allocation de base …
Mais ce qui nous intéresse, ça va être le CMG, le Complément de Mode de Garde.
Ici, à l’inverse de la PSU, la CAF ne te versera rien directement. Les familles te paieront la totalité des la facture et une partie leur sera ensuite remboursée.
Quelques conditions pour le remboursement des familles
Un minimum de 16 heures d’accueil dans le mois (soit au minimum 1 demi-journée par semaine)
Un taux horaire de mois de 10 €
Pour les personnes qui touchent l’aide Prépare (ex congé parental), le montant du CMG sera divisé par 2 si elles travaillent moins de 50 % du temps de travail initial.
Quels sont les montants de prise en charge ?
Étant donné que ces montants changent chaque année, je t’invite à consulter le site officiel pour avoir les bons chiffres.
N’oublie pas cette information importante : le CMG prend en charge jusqu’à 85 % des frais dus à la micro-crèche. Par exemple ton contrat est à 800 € par mois. La famille est dans une tranche de remboursement de 741,95 € (soit un remboursement de + de 92 %). Le montant remboursé pour cette famille sera deux 680 € (85 % du montant).
Comment ça se passe concrètement ?
Tu prépares une facture à la famille en fonction du contrat d’accueil signé. Par exemple un contrat de 1000 €.
La famille te paye directement les 1000 €.
Tu prépare un tableau à la CAF avec pour chaque famille : le nom, le numéro d’allocataire, le nombre d’heures facturées et le montant total.
La CAF vérifie que le taux horaire est inférieur à 10 € et déclenche le remboursement à la famille.
Ça fait plusieurs semaines que tu es en recherche active d’un local pour la micro-crèche. Tu as terminé ton étude de besoins, tu as ciblé une commune très précisément, mais rien ne fait… lors de tes recherches, il y a toujours un truc qui ne va pas…
Alors, que faire quand on traverse une traversée du désert, avec cette sensation que l’on va bientôt tout abandonner ?
1. Programmer des alertes sur le bon coin
Dans le but d’éviter de te rendre toutes les heures sur Leboncoin pour ne pas rater le local parfait, tu as la possibilité de créer une ou plusieurs alertes.
Tu seras ensuite informée par mail ou par une notification sur ton téléphone !
C’est pas formidable ça !
Et pour t’aider à programmer ces alertes, je t’ai même préparé un tuto. Tu verras, c’est ultra simple.
2. Élargir sa zone de recherche
Si malheureusement, tu peines à trouver le local parfait sur la zone que tu as ciblé, tu peux tenter d’élargir ta zone de recherche.
C’est cette méthode que j’ai utilisé et qui m’a permis de trouver mon premier local !
J’avais obtenu un refus de la part de l’urbanisme sur un local, et je commençais à m’essouffler dans ma recherche.
Du coup, j’ai fais les choses à l’envers :
recherche d’un local dans un rayon de 30 km autour de chez moi
si je trouve un local qui m’intéresse, je prépare une étude de besoins après la visite
3. Avancer sur le business plan
Comme je t’en parle régulièrement, démarre dès le début de ton projet un business plan !
J’ai d’ailleurs un article ici sur le sujet. Même si tu ne pourras pas encore le compléter dans son intégralité, tu peux déjà le démarrer.
Commence à réfléchir à tes tarifs, à ton salaire, la composition de ton équipe. Même s’il est encore trop tôt pour poser des chiffres, il est nécessaire que tu puisses te projeter. Et puis par la suite, tu auras le temps d’apporter les modifications nécessaires.
4. Préparer le projet d’établissement et le règlement de fonctionnement
Dans la même lignée que le point précédent, profite des moments où l’activité n’est pas au plus haut pour te consacrer à d’autres tâches. Notamment la rédaction du projet d’établissement et du règlement de fonctionnement. Ce sont des dossiers qui sont assez long à préparer, donc commence à travailler dessus petit à petit, dès que tu as des moments de libre.
Au fil de l’avancée de ton projet, tu pourras apporter des modifications à ces documents. Mais de les commencer tôt va te permettre de gagner du temps une fois que tu auras trouvé ton local. Parce qu’à ce moment-là, tu vas avoir des tas de choses à faire, à préparer et tu seras bien contente d’avoir déjà pu démarrer certaines rédactions du dossier d’agrément.
5. Faire un break dans la recherche
On peut croire que faire un break est à contresens de la recherche du local, mais par expérience, il est nécessaire de reposer son cerveau, faire le vide dans sa tête pendant le temps qu’il faut, pour y voir plus clair ensuite.
Quand on traverse des périodes où rien ne va, où on ne trouve aucun local, où si tous les locaux que l’on visite ont quelque chose qui ne vas pas, ça ne sert à rien de s’acharner. Fais une pause de quelques jours, accuse le coup ne pense plus à rien. Tu verras qu’au bout de quelques temps, la motivation et ta détermination vont refaire surface. Tu seras reboostée et prête à te lancer à nouveau dans la folle aventure de la micro-crèche !
6. Rencontrer les agences immobilières
Va sur le terrain, repère des zones qui te plaisent ou il y a de l’activité et rend toi directement dans les agences immobilières aux alentours. Tu peux préparer un document recensant tous les besoins nécessaires à ton local (superficie, extérieur, emplacement, prix maximum …) avec tes coordonnées. N’hésite surtout pas à les relancer au bout de quelques semaines. Grâce à ton acharnement, tu verras, ça finira par payer !
7. Voir la mairie
Normalement je préconise de rencontrer la mairie une fois que l’on a trouvé un local.
Mais si malgré tes recherches tu ne trouves rien, alors modifie les étapes : rend-toi à la mairie, demande un rendez-vous avec le maire ou l’élu petite enfance. Remet-lui ton dossier de présentation et explique lui ce dont tu as besoin pour ton local. Il peut arriver que la personne ait connaissance d’un local qui pourrait correspondre à tes besoins.
8. Se rendre sur un local déjà en activité
Au bout d’un moment, il faut y aller au culot !
Si tu as trouvé une zone qui te plaît et où une micro-crèche pourrait voir le jour, alors rend-toi dans ce local même s’il est déjà en activité. Rentre à l’intérieur et explique ton projet à la personne. Il est possible que cette personne puisse te donner des pistes sur un local. Elle connaît peut-être un propriétaire avec plusieurs biens disponibles … on ne sait jamais !
De toute façon tu n’as plus rien à perdre, alors il faut tenter !
9. Aller voir des promoteurs immobiliers
Il y a peut-être dans la commune des projets immobiliers dont tu n’as pas connaissance. Tu peux en faire la demande au service de l’urbanisme ou contacter des promoteurs immobiliers afin de leur demander s’ils existent actuellement ou prochainement des projets dans la commune. Si cela est le cas, l’avantage est de disposer d’un bien “vide”, que tu pourras aménager à ta guise.
Je sais que cette étape de recherche de local peut te paraître très très longue … en général il faut compter environ six mois entre la recherche du local et la signature du bail. Mais bien sûr ce n’est qu’une moyenne. Tu peux trouver le local parfait dès la première visite comme tu peux faire des tas de recherches sans aboutissement.
Une chose est sûre : si tu crois en ton projet, tu arriveras au bout de cette étape. Mais vraiment ne laisse pas tomber et tu verras que ce ne sera bientôt qu’un lointain souvenir !
Si jamais tu as besoin de motivation ou d’aide dans ta recherche, viens m’en parler dans les commentaires 🙂
Tu en as certainement déjà entendu parler, un nouveau décret, celui sur la clarification et la simplification de la règlementation des services aux familles va bientôt voir le jour.
En effet, il entrera en vigueur au 1er septembre 2021.
Si tu es donc en projet de création de ta micro-crèche, il faut absolument que tu en es connaissance.
1. Le nombre de places d’accueil en micro-crèche
C’est l’info la plus importante, celle qui va faire changer énormément les choses !
A partir du 1er septembre 2021, une micro-crèches pourra accueillir 12 enfants simultanément (article 61).
Au niveau de la place d’urgence, une structure peut accueillir jusqu’à 115 % de sa capacité d’accueil, soit jusqu’à 14 enfants à condition que “le taux d’occupation hebdomadaire n’excède pas 100 % de la capacité horaire hebdomadaire d’accueil” (article 38)
2. La prise de médicaments
Enfin une véritable information ! Jusqu’à présent, rien n’était vraiment très clair au niveau légal sur la prise de médicaments. Mais désormais, il est autorisé pour le professionnel d’administrer un traitement sous certaines conditions (article 25):
à la demande des parents, qui auront notifié par écrit l’administration du médicament
le médecin n’a pas prescrit l’intervention d’un auxiliaire médical
le médicament a été fourni par la famille
la structure dispose de l’ordonne
la prise du médicament ou du geste médical ait été notifié dans un registre dédié
3. Le référent santé
Le médecin de crèche n’était pas obligatoire en micro-crèche, désormais les EAJE doivent s’assurer du concours régulier d’un référent santé (article 52).
Présent 10 heures par an (dont 2 par trimestre), son rôle est de :
présenter et expliquer au personnel les protocoles de la crèche (situation d’urgence, mesures d’hygiène, modalités de délivrance de soins spécifiques, conduites à tenir en cas de suspicion de maltraitance …)
veiller à la mise en oeuvre des mesures nécessaires à la bonne adaptation, au bien-être, au bon developpement des enfants
veiller à la mise en place des mesures nécessaires à l’inclusion des enfants en situation de handicap
aider et accompagner l’équipe en cas de PAI
s’il est médecin, il peut délivrer le certificat médical de l’enfant attestant de l’absence de contre-indication à l’accueil en collectivité …
Ce référent peut être un médecin, une puéricultrice ou un infirmier avec une expérience minimale de 3 ans au sein d’un établissement d’accueil du jeune enfant.
4. Le temps de la référente technique
L’article 62 précise que le temps de la référente technique est de 0,2 équivalent temps plein.
Sur un 35h, cela équivaut à 7h par semaine destiné à la référence technique de la micro-crèche.
Ce temps est multiplié par le nombre de micro-crèche (article 64). Donc si le référent technique gère 3 micro-crèches, il doit consacrer 7X3=21h minimum par semaine à la référence technique.
Les missions de base de la référente technique:
assurer l’élaboration et le suivi du projet d’établissement
accompagner les personnes chargées de l’encadrement des enfants
5. Le temps d’analyse de pratique
Désormais, ces temps deviennent obligatoires (article 50). Le gestionnaire est libre de la forme et du rythme en respectant ces conditions :
chaque professionnel bénéficie de minimum 6 heures / an dont 2 heures tous les 4 mois
ces séances se déroulent en dehors de la présence des enfants
le professionnel qui anime ces séances n’appartient pas à l’équipe d’encadrement des enfants de l’établissement
6. Le référentiel bâtimentaire
On l’attend avec beaucoup d’impatience ce référentiel puisqu’il va préciser des normes en terme de superficie, de décibels et de luminosité. Il a été apporté de nombreuses modifications sur la 1ere version et on attend avec impatience la V2.
Tu l’as compris, de nombreux changements vont avoir lieu dans les prochains mois …
Reste donc sur le qui-vive et on attend le référentiel bâtimentaire qui va faire bouger les choses sur ta recherche du local.
Pas de panique, voyons ensemble comment se passe un rendez-vous d’inscription.
Avant cela, je veux quand même t’apporter une précision.
Quand je parle de rendez-vous d’inscription, il s’agit d’une famille qui a déjà rempli une demande de pré-inscription et validé le tarif.
Commençons avec la visite du local
Je te conseille de montrer toutes les pièces, même celles qui ne concerne pas les enfants, comme la buanderie.
La famille a besoin de se sentir rassurée +++ et veut sentir qu’il n’y a rien de caché.
Profites-en aussi pour présenter l’équipe.
Dans chaque pièce, tu peux expliquer aussi certaines procédures. Par exemple, dans la cuisine, tu peux expliquer comment se passe la diversification alimentaire (à adapter en fonction de l’âge de l’enfant à accueillir).
Puis, expliquer la micro-crèche
Une fois dans le bureau, je tiens à préciser le concept de la micro-crèche :
ce que c’est
la différence avec une “crèche classique”, avec une assistante maternelle
les avantages et les désagréments de la vie en collectivité.
Puis, je rentre plus dans le détail de ma micro-crèche en parlant des caractéristiques suivantes :
mentionne tous les documents à joindre nécessaires à l’inscription
Et pour finir un dernier point, et pas des moindres, détaille la démarche afin de bloquer l’inscription.
Pour ma part, je demandais un acompte par chèque afin de bloquer la place de l’enfant. Cet acompte était donc déduit de la première facture et n’est pas remboursé en cas de désistement (à absolument mentionner dans ton règlement de fonctionnement).
Si l’acompte est versé à l’issue du rendez-vous, fais signer le contrat d’accueil et donne tous les documents nécessaires.
Si non, la place de l’enfant n’est pas bloquée. Après, tu peux aussi décider de bloquer la place quelques jours après le rendez-vous, afin de laisser le temps à la famille de réfléchir.
Est-ce que tout est plus clair pour toi maintenant ? Viens m’en parler en commentaire 😁
