Le planning c’est quelque chose qui se prépare et qui se pense dès le début du projet.  Il y a de fortes chances pour qu’il soit changé par la suite mais le fait de l’avoir déjà réalisé une fois va te permettre de mieux appréhender tes besoins.

Combien de personnes vas-tu devoir recruter à l’ouverture ? Quel sera le nombre d’heures que ces personnes feront ? Quelle va être ta plage d’ouverture ? 😫 Ce sont autant de questions que tu vas te poser lors de la rédaction de ton business plan. Avoir un planning t’aidera donc à y voir plus clair dès le début de ton cheminement vers la micro-crèche.

Après libre à toi de le faire évoluer et de le gérer à ta convenance mais il n’empêche qu’il doit exister le plus tôt possible. Je vais donc te donner mes conseils pour l’optimiser et l’élaborer. On se lance ? 📔

Le planning des familles en micro-crèche

Déjà, avant toute chose, je me permets de te faire une piqûre de rappel sur le décret d’août 2021. En effet, depuis ce nouveau décret, tu as la possibilité d’accueillir désormais jusqu’à 12 enfants et 2 enfants en surnombre. Autrement dit, tu ne pourras pas accueillir plus de 12 enfants simultanément MAIS et c’est sur cette subtilité que tout ce joue, tu vas pouvoir avoir plusieurs contrats.

Par exemple, tu as le droit d’avoir une vingtaine de contrats mais tu ne pourras pas gérer plus de 12 enfants au même moment dans ta structure. C’est une règle importante qui fait intégralement partie de ton agrément, donc ne tente pas de contourner les règles, tu risquerais d’avoir une annulation de ton agrément et ça… c’est pas trop chouette pour tes affaires 😞 .

Maintenant que tu as ce décret bien en tête, c’est à toi de voir quel type de contrat d’accueil tu comptes proposer dans ta structure. Tu as la possibilité de mettre à disposition des familles des forfaits à la journée, à la demi-journée et à l’heure ⏰ .

C’est ça qui fera la différence dans ton planning. Si tu es à l’heure, il est possible que tout au long de la journée tu aies 12 enfants en simultanés et que tu aies donc besoin de davantage de personnel pour assurer un bon roulement.  De mon côté, j’ai toujours fonctionné avec des plannings à la journée ou à la demi-journée, parce que ça faisait plus de sens selon moi et que surtout, on ne va pas se mentir, on est entre nous, c’était plus simple à gérer.

Si de ton côté tu souhaites privilégier l’option d’un planning à l’heure, insistent auprès des parents pour qu’ils soient informés, éduqués et concernés sur les heures de garde qu’ils ne devront pas dépasser. Tu vas devoir te démener pour faire respecter cette règle précieuse des horaires pour ne pas te retrouver à avoir plus de 12 enfants en simultanés et donc ne plus être en règle vis-à-vis de ton agrément.

Le planning des employées en micro-crèche

Peu importe comment tu vas vouloir t’organiser, tes employées devront au minimum être à deux pour s’occuper des 12 enfants. En effet, toujours selon le nouveau décret, la règle en vigueur est la suivante :  Une professionnelle pour 5 enfants qui ne marchent pas ou une professionnelle pour 8 enfants qui marchent ou une professionnelle pour 6 enfants tout confondus. Ce qui signifie donc un minimum de deux professionnelles dans la structure pour s’occuper des 12 enfants ⚠️.

Autre élément à connaître, il est possible d’avoir une professionnelle qui sera seule dans la structure avec 3 enfants inclus (c’est souvent le cas lors des ouvertures et fermetures de la structure), dès qu’il y a 4 enfants, elles doivent être deux obligatoirement.

Si tu as du mal à te rendre compte d’à quoi peut ressembler une journée en micro-crèche pour faire un choix sur le nombre d’employé que tu souhaites avoir ET sur le planning que tu aimerais leur suggérer, je te laisse découvrir cet article où je te mets en immersion dans une micro-crèche. On ne peut pas faire plus concret.

Je sais que le personnel est le coût le plus élevé de ton budget, je le sais parce que je suis passée par là. Je sais aussi que généralement on veut faire des économies sur le budget et qu’étant donné qu’il s’agit de la plus grosse part des dépenses on veut les restreindre au maximum. Si je peux me permettre de te donner un retour d’expérience, au plus tu auras d’employées, au plus elles seront épanouies, réactives et efficaces auprès des enfants et entre elles 😃.

Bref revenons-en au planning ! Tu peux donc commencer ta journée avec seulement 2 employées et avoir un renfort de personnel pendant les temps forts où tu auras besoin de monde. Je pense presque tout de suite aux repas (repas et goûters), où je te préconise d’avoir 3 à 4 employées. L’une qui sera en cuisine, l’une à la table des plus grands qui mangent en autonomie et deux à la table des plus petits qui doivent se faire aider pour manger car ils n’arrivent pas à se nourrir seuls 🍼 .

Tu peux aussi te dire que la référente technique fait partie de l’équipe et pourra prêter main forte et donc faire un planning avec moins d’effectif mais que nenni.La référente technique ne fait plus partie du personnel de l’instant où elle travaille à son bureau et réalise les tâches de fond qui font que la micro-crèche tourne correctement : passer les commandes des repas, gérer le planning, échanger avec les employés…

Durant ces temps où elle ne sera pas disponible il te faudra du personnel pour avoir toujours le bon quota d’adultes pour les 12 enfants en simultanés.

Pour ma part j’ai toujours eu 4 employées et je t’assure que ça te permet à toi, gestionnaire, d’avoir une immense tranquillité d’esprit. Certes tu ne pourras peut-être pas dès l’ouverture de ta structure faire appel à 4 personnes parce que financièrement ça a un coût mais je t’invite, dès que tu le peux à le faire. Au moins tu ne seras pas stressée d’un manque de personnel si un jour une employée est en arrêt maladie. Puis au-delà de l’aspect technique, il faut aussi penser à elles, au moins elles seront nombreuses, au plus elles auront de travail à fournir et elles risquent d’être plus facilement en difficulté, épuisées voire irritées. Des employées irritées qui travaillent avec des enfants, ça on n’en veut pas, ça peut vite être dangereux et virer à la catastrophe (cf. la structure de Lyon). Mets toi à leur place, c’est ingérable d’être en sous effectif.. Alors en tant que gestionnaire du dois faire en sorte que l’équipe ne soit pas en flux tendu et tu verras qu’elle te le rendra bien. Une bonne qualité de travail amène toujours une bonne qualité d’accueil, cela va de soi 🥰.

Après, en ce qui concerne le planning de base de chacune de tes employées, je te laisse le champ libre. De mon côté, j’ai toujours eu un planning de base avec des horaires différentes pour chaque personne sur la semaine afin qu’elles puissent à tour de rôle ouvrir, fermer, commencer plus tôt et finir plus tôt puis commencer plus tard et finir plus tard. Ce planning était différent chaque jour mais ne bougeait pas de semaine en semaine. Les filles connaissaient donc leurs horaires par cœur, elles savaient que chaque lundi elles étaient présentes de telle heure à telle heure sur la structure 😉 .

Maintenant, libre à toi de t’organiser comme tu le sens et de proposer des plannings tournants sur les 4 semaines d’un même mois. Aucune journée ne se ressemblera mais ça donne la possibilité à toutes les filles d’avoir des week-ends plus ou moins longs, par exemple, d’une semaine à une autre.C’est une organisation titanesque pour toi et ça demande à tes employés beaucoup de rigueur mais ça se fait !

Si tu souhaites avoir un planning sous les yeux et pouvoir t’en inspirer, je t’ai laissé les miens à disposition dans ma formation Focus Agrément. Si tu te l’offres tu auras la possibilité d’avoir un modèle sur lequel te fier et puis tu auras accès à d’autres modules et éléments complémentaires pour devenir la reine du planning 👸 !

J’espère sincèrement que cet article aura pu te permettre d’avoir une idée plus précise de ce que sont les plannings en micro-crèche et de comment tu vas devoir apprendre à les gérer. Si tu as des questions tu peux me les poser en commentaire et si tu souhaites en apprendre davantage sur la micro-crèche je te laisse fouiner sur le blog, tu risques de trouver ton bonheur.