Imagine la scène : c’est la dernière ligne droite avant l’ouverture de ta micro-crèche, tout est prêt pour le lancement, il ne manque que… les enfants. La loose ! 

Alors, afin de t’éviter cette angoisse de dernière minute je vais te donner des astuces pour optimiser le rendez-vous d’inscription des familles* en micro-crèche et de ce fait, avoir des enfants inscrits avant ton ouverture.

*Petite précision, dans ce préambule, quand je parle de rendez-vous d’inscription, je parle de familles qui ont déjà rempli la demande de pré-inscription et validé le tarif de ta structure. 

Première étape de l’inscription : la visite du local

Je te recommande de présenter toutes les pièces de la micro-crèche. Certaines ne concernent pas directement les enfants, comme la buanderie par exemple, mais le simple fait de montrer l’ensemble du local va rassurer les familles qui auront un sentiment de confiance vis-à-vis de toi et du local. 

Rien ne leur a été caché, tout s’est fait en totale transparence. Tu peux également en profiter pour faire une présentation de l’équipe qui va s’occuper des enfants pour renforcer cet aspect de confiance et ce sentiment de sécurité. 

Une autre astuce, qui peut faire toute la différence, plutôt que de présenter bêtement les pièces en citant leurs noms, tu peux en profiter pour exposer les procédures de ces pièces. Par exemple, quand tu présentes la cuisine, tu peux expliquer comment se passe la diversification alimentaire (discours que bien entendu tu adaptes en fonction de l’âge de l’enfant que tu vas accueillir). 

Deuxième étape de l’inscription : le concept de la structure

C’est absolument capital ! Les familles doivent savoir ce qu’est une micro-crèche et donc dans quoi ils s’embarquent. Il est donc important de faire un petit point avec eux, dans le bureau, afin de formaliser l’inscription. Tu peux donc leur indiquer :

• Ce qu’est une micro-crèche et faisant la distinction entre crèche, micro-crèche et assistante maternelle.
• Les avantages et les inconvénients de la vie en collectivité pour les enfants.

Je t’invite également à souligner les détails qui font que ta micro-crèche est ce qu’elle est en mettant en avant : 

• Les valeurs de ta micro-crèche
• Les réunions d’information, si tu en fais
• La présentation de l’équipe (surtout si tu ne l’as pas fait durant la visite)
• Ce que ta structure va fournir et ce qui est à fournir par les familles
• Les horaires d’ouverture et les jours de fermeture
• Faire un point sur le médical : vaccination obligatoire, les médicaments que la micro-crèche possède, les appels aux parents en cas de besoin
• Expliquer la période d’adaptation : comment elle se passe et sur combien de jours

Avant de passer sur tout ce qui est administratif, je laisse un temps pour des questions sur tout ce qui touche à la pédagogie, je t’encourage vivement à instaurer ce petit moment d’échange, cela permettra de tisser des liens plus forts.

Tu peux aussi profiter de ce moment pour inviter ta référente technique a participer à cette partie du rendez-vous. Cela permettra à la famille de faire connaissance et à la référente technique de répondre aux questions relatives à sa fonction. 

Troisième étape de l’inscription : le financier et l’administratif

À cette étape, on rentre dans le vrai du métier de gestionnaire. L’administratif et le financier lors d’une inscription de famille c’est un peu le nerf de la guerre. 

Tu vas donc devoir expliquer aux parents :

• Le contrat d’accueil : les jours d’accueil et les heures d’accueil
• La facture : valide à nouveau avec les familles le tarif mensuel, explique comment se passe la facturation, quand est-ce qu’ils vont devoir effectuer le paiement et comment.
• N’hésite pas non plus à expliquer comment se passe le remboursement de la CAF pour le Complément Mode de Garde
• Mentionne tous les documents à joindre pour finaliser l’inscription en amont afin qu’il n’y ait pas d’erreur le jour J

Pour terminer, je te recommande de détailler la démarche afin de bloquer l’inscription. Pour ma part, je demandais un acompte par chèque afin de réserver la place de l’enfant. Cet acompte était bien entendu déduit de la première facture mais il n’était pas remboursé en cas de désistement. Si tu comptes faire la même chose, pense à le mentionner dans ton règlement de fonctionnement afin de pouvoir t’y référer au besoin. 

Si l’acompte est versé à la fin de cet entrevu, pense à faire signer le contrat d’accueil et donne tous les documents nécessaires. Si l’acompte n’est pas versé, insiste sur le fait que la place de l’enfant n’est pas bloquée. Tu peux aussi, si ça te parle, décider de réserver la place quelques jours après le rendez-vous afin de laisser le temps à la famille de réfléchir et de voir si ça résonne pour eux.  

J’espère que tout est plus clair pour toi désormais et que ce rendez-vous d’inscription des familles te semble plus simple. Maintenant tu n’as plus qu’à foncer afin d’avoir toutes tes places de réservées avant ton ouverture. 

Au besoin, viens m’en parler en commentaire je serais ravie de t’aider 😁 !