Dans la peau d’un gestionnaire de micro-crèche

par | Jan 23, 2020 | Je prends soin de ma micro-crèche | 36 commentaires

Sur le même exemple qu’une journée type en micro-crèche côté équipe, je souhaite te faire part de la journée type d’un gestionnaire.

Sauf qu’après réflexion, je me suis rendue compte que chaque journée est très différente, en fonction de la saisonnalité et de la répartition des tâches avec la référente technique.

J’ai donc décider de modifier un peu la forme de cette article mais de te montrer les tâches que j’ai effectué lorsque j’étais gestionnaire de mes 3 micro-crèches.

Je tiens avant tout à te préciser une nouvelle fois que ces tâches seront très différentes en fonction des attributions que tu vas donner à ta référente technique. Ou même si tu vas être toi-même la référente technique.

Il est probable que j’ai omis certaines tâches ou si tu as ou pense avoir une organisation différente, écris-les moi en commentaire 🤗

gestionnaire micro crèche

Les tâches de gestion

La gestion de la société ou de l’établissement sont les tâches première dans la vie d’un gestionnaire.

Il y a certaines choses qui peuvent être en partie déléguées.

La comptabilité

Pour ma part, lors de la réception de factures fournisseurs, mon travail consiste à scanner les facture, les numéroter et les inscrire dans un tableau (avec numéro de la facture, date, fournisseur, objet) pour pouvoir les retrouver plus facilement si besoin. Je classe le document et j’envoi le Scan à mon expert comptable.

Pour la paie, j’envoie uniquement un tableau récapitulatif du mois écoulé (avec les absences, les h. Sup …) et l’expert comptable se charge de m’envoyer les paies. Je m’occupe ensuite des virements bancaires et de notifier les éléments sur un autre tableau Excel.

Pour les factures des familles, j’utilise un logiciel qui me facilite grandement la vie ! Pour ma part, il s’agit d’opticreche mais tous les logiciels petite enfance font le job (plus ou moins simplement !).

J’envoie chaque mois un tableau récapitulatif de ces factures à mon expert comptable, accompagné des paiements par chèques et CESU (chèque emploi service universel). Pour les paiements par virement, l’expert comptable à un accès à mes relevés bancaires afin de procéder au rapprochement.

Les ressources humaines

Quel vaste sujet !

Je vais commencer par le début et je compléterai l’article par la suite si besoin. C’est vraiment une partie que je gère en étroite collaboration avec mon expert comptable.

Pour commencer, lorsque j’embauche une personne, je m’occupe moi-même de préparer son contrat de travail. Les modèles ont d’abord été validé par mon expert comptable. Une fois signé, je lui envoie la copie et de quelques documents afin qu’il s’occupe de la DUE (déclaration unique d’embauche).

Cet article pourrait te plaire :   Le zéro déchet en micro-crèche 

Concernant la paie, je l’ai déja expliqué plus haut.
Lors d’un arrêt maladie, j’envoie le scan à mon expert comptable. Il s’occupe ensuite de faire le nécessaire auprès de la sécurité sociale.

Le management

C’est une partie que je délègue à ma référente technique, c’est elle qui gère son équipe. Bien sûr, je reste à sa disposition pour toutes les questions qu’elle peut avoir.

Je pense qu’il est plus simple d’avoir pour l’équipe un seul interlocuteur : la référente technique, à qui je dois faire absolument confiance.

Je suis en binôme avec elle pour les entretiens disciplinaires, les avertissements, les ruptures conventionnelles.

La référence technique organise une réunion d’équipe chaque semaine et me fait ensuite part de son compte rendu de manière hebdomadaire également.

Il est primordial de garder un lien étroit avec la référente technique, de savoir comment se sentent l’équipe et les enfants dans la structure.


N’hésite pas à me faire savoir dans les commentaires si ce type d’article te plait, je pourrai en faire d’autres avec plaisir. De la même manière, dis moi si tu souhaites que je traite en priorité certains sujets !

gestionnaire micro crèche

36 Commentaires

  1. Pucciarelli Amélie

    Merci pour cette article. Il m’a été utile

    Réponse
    • Batti

      Bonjour
      Super interessant, je suis auxiliaire de puériculture et j’ai créé une MAM il y a maintenant 11 ans. J’ai pour projet d’ouvrir 1 voir 2 micro crèche. Je compte me former niveau gestion. Sais tu si je dois passer par une validation des acquis ou si je suis simple gestionnaire une référente technique suffit ? Merci bcp pour toutes ces informations 👍

      Réponse
      • Sophie

        Bonjour !
        Tu n’es pas dans l’obligation de te former dans la gestion pour devenir gestionnaire.
        Honnêtement, je ne peux pas te dire qui ton expérience en MAM te permet d’obtenir un diplôme dans la gestion.
        A toi de prendre contact avec des services d’accompagnement qui pourront certainement t’aiguiller 🙂

        Réponse
  2. Pucciarelli Amélie

    Merci pour cet article. Il m’a été utile

    Réponse
  3. Yazdankhah

    Bonjour et merci c’est intéressant, je me permets de te tutoyer, est ce que tu peux préciser le temps que chaque tâche te prend chaque mois en moyenne et combien de personnes tu peux gerer en paie stp ?

    Réponse
    • Sophie

      Salut !
      Je suis contente que cet article t’intéresse !
      Au niveau du temps par tâche, cela est assez aléatoire en fonction des mois.
      Mais en gros avec une micro-crèche, la totalité te prend environ la moitié d’un temps plein.
      Mais je te le redis, cela va dépendre de la répartition des tâches avec ta référente technique.

      En reprenant l’article, je me rends compte ne pas avoir parlé de 2 points qui m’ont pris du temps :
      – une réunion hebdomadaire avec la référente technique afin qu’elle me fasse un retour de sa semaine. J’en profite aussi pour lui dire ce que j’attend d’elle sur la semaine suivante
      – les rendez-vous d’inscription avec les familles. Là encore, cela va dépendre si cette tâche t’incombe ou non. Pour ma part, c’est moi qui les réaliser et en fonction des périodes, cela me prenait tout mon temps (surtout pour les demandes de places en septembre)

      Réponse
  4. Jessica ANNEVILLE

    Bonjour Sophie,

    Ton article est très intéressant, et m’éclaire beaucoup sur mes interrogations.

    J’en ai une, tu disais que le gestionnaire peut être référente, doit elle passer une formation ou une validation pour avoir ce titre?

    As tu fais une formation en gestion administrative et financière ? u le CAP petite enfance peut suffire pour gérer sa crèche.

    Comment as tu procéder pour le paiement des salaires de tes employés?

    Merci bien à toi

    Réponse
    • Sophie

      Re Jessica !
      Merci pour ce retour déja 😁

      Il n’y a pas de diplôme particulier à avoir pour être gestionnaire de micro-crèche.
      Par contre pour être référente technique, il faut être éducatrice de jeunes enfants ou puéricultrice (il existe également des dérogations pour d’autres diplômes).

      Pour gérer une société de manière générale, le cap petite enfance ne te sera d’aucune utilité. En fonction de tes expériences passées, si tu le souhaites, tu peux passer une formation supplémentaire pour apprendre à gérer une société. Cela peut te mettre en confiance pour démarrer une activité de gestionnaire.
      De mon côté, j’avais mon BTS d’assistante de gestion, et avec mon expérience, je me suis sentie à l’aise pour être gestionnaire.

      Pour le paiement des salaires, il s’agit simplement de faire des virements vers le compte bancaire des salariés 🙂

      J’espère avoir pu te renseigner correctement 🙂

      Réponse
      • Anneville

        Merci Sophie,

        j’aime beaucoup ta rapidité à répondre à nos questions.

        Comme tu dis précedemment dans ton commentaire, je peux passer une formation mais laquelle est ce que je passe directement par gestion administrative et financière ou manager serait plus facile?

        Comme tu l’as cité plus haut aussi pas besoin de nommer une directrice on peut ouvrir une micro crèche juste avec une gestionnaire et avoir une référente technique?

        Tu m’a été d’une grande d’aide et je reviendrai vers toi si j’ai d’autres questions qui me viennent.

        Bien à toi

        Merci beaucoup

        Réponse
        • Sophie

          Merci à toi Jessica, c’est mon rôle de vous aider dans cette aventure !!

          Si tu embauches une référente technique, c’est à elle qu’incombera la partie management.
          Dans l’urgence et pour te rassurer, je te conseille une formation de gestion.
          Après, si tu trouves une formation qui regroupe ces différents domaines, c’est encore mieux.

          J’ai un article sur le management s’il peut t’aider : https://creer-sa-micro-creche.fr/mon-secret-pour-manager-une-equipe/

          Réponse
          • Krystel

            Bonjour
            J’entame des démarches pour ouvrir ma micro crèche. Je suis infirmière depuis 11 ans avec 8 ans d’expérience en pédiatrie.
            Pensez-vous que je suis obligée d’engager une référence technique ou si je peux assurer cette fonction le temps que l’organisation se mette bien en place?

          • Sophie

            Bonjour Krystel,

            Tu pourras normalement avoir une dérogation de diplôme, à condition d’avoir une expérience dans la petite enfance 🙂

  5. Moretta Chloé

    Bonjour !

    Merci beaucoup pour votre super article qui me réconforte dans mon idée d’ouvrir une micro crèche.

    Je me pose la question si les taches que vous avez mentionnées dans l’article sont les « seules » taches qu’une gestionnaire fait ? Car pour ce qui est les démarches pour l’ouverture j’ai eu beaucoup de renseignements à ce sujet mais c’est sûr le après l’ouverture, les taches qui incombe à la gestionnaire qui m’inquiète un peu car j’ai peur d’oublier de faire quelque chose..

    En tout cas vos articles sont vraiment sensationnels et ont voit votre passion pour le secteur de la PE

    Réponse
    • Sophie

      Hello Chloé,

      déja je te remercie pour ton retour, c’est tellement encourageant !
      J’ai fais mention ici que des tâches principales, mais il en existe d’autres, c’est vraiment un poste sur mesure en fait !
      Mais ne t’inquiète pas, les choses vont se faire de manière fluide par la suite 😉

      Je t »envoie plein d’ondes positives pour ton nouveau projet en tout cas 🙂

      Réponse
  6. Amandine

    Bonjour Sophie,

    Je suis tombée sur ton blog en faisant mes recherches pour mon bilan professionnel, ou je m’orienterai sur l’ouverture d’une micro crèche. Ton blog est vraiment très intéressant 🙂

    Petite question ,moi je suis titulaire d’un bac pro secrétariat et j’ai déjà 11 ans d’expériences dans ce domaine avec de la comptabilité clients.
    J’étais en train de regarder pour m’orienter plutôt sur un CAP petite enfance afin de pouvoir peut être aider l’équipe les jours ou il y aurait besoin, qu’en penses tu ?

    je te remercie pour toutes ces infos sur ton blog

    Réponse
    • Sophie

      Bonjour Amandine,

      je ne pourrai que te recommander ce diplôme, je l’ai passé aussi avant de créer ma première micro-crèche.
      Il m’a permis de travailler au sein de l’équipe et de pallier les remplacements lorsque c’était nécessaire

      Réponse
  7. Mélanie

    Bonjour, merci beaucoup pour ce tous ce que vous faites.
    Lire vos articles me motive.
    J’aurai voulu savoir à quelle moment avez vous prit un expert comptable ?
    Certains parle d’un comptable, quelle est la différence entre les deux (comptable et expert comptable) ?
    Quels sont les tarifs en moyenne ? Vous à t-il aidé avant l’ouverture ?

    Réponse
  8. Delphine

    Bonjour,

    J’aimerai savoir si vous avez déjà pensé à confier ces missions de gestion à une assistante administrative indépendante ??

    Dans l’affirmative, quelles seraient vos besoins réels en temps de travail par semaine ??

    Merci de votre réponse

    Réponse
    • Sophie

      Bonjour Delphine,

      Tout dépend de votre organisation, mais oui cela est tout à fait possible ! Après pour le temps de travail, tout dépend des missions que vous allez lui confier 🙂
      Mais avec une micro, ce sera moins d’un temps plein.
      Passez une bonne fin d’après-midi

      Réponse
      • Delphine

        Merci pour votre réponse.

        J’envisage de proposer des services ponctuels de gestion administrative dans des micro-crèches, votre point de vue m’a été utile.

        Bonne journée

        Réponse
  9. cindy MAZET

    Bonjour, merci pour votre article for intéressant. Je souhaite ouvrir une micro crèche mais d’ici 3 ou ans je risque de déménager pour une durée de 2 ans avec mon mari de part son emploi.
    Est ce que cela peut créé un souci en tant que gestionnaire ? J’hésite à attendre le retour mais rien est sûr pour le départ….
    Merci beaucoup 🙂

    Réponse
    • Sophie

      Hello Cindy, je ne comprends pas très bien ….
      Tu veux ouvrir et ne plus te rendre dans ta micro pendant 2 ans ?
      Ou tu veux la revendre ?

      Réponse
  10. theodore

    Bonjour,
    Votre artcile ainsi que votre blog sont superbes et très intéressante !
    Je suis infirmière sans expérience dans la petite enfance, je travaille en chirurgie adulte, savez-vous si je peux être la référente technique et la gestionnaire par rapport à ma licence infirmière que j’ai ?
    et quel est le salaire que vous obtenez à la fin du mois pour vous pour & micro-crèche svp ?
    cordialement,

    Réponse
    • Sophie

      Bonjour !

      Une infirmière peut devenir référente technique de sa micro-crèche.
      Par contre, tu devras justifier de 2 ans d’expérience minimum dans la petite enfance.
      Et ensuite, demander une dérogation de diplôme auprès de ton référent PMI.

      Concernant les salaires, je te conseille de consulter cet article.
      Passe une belle journée !

      Réponse
      • THEODORE

        Je n’ai aucune expérience en tant qu’infirmière auprès de la petite enfance, comment ça se passe dans ce cas ?
        Merci pour ta réponse !
        Cordialement

        Réponse
  11. STEPHANE PIGNON

    Bonjour,
    Je ne trouve pas dans le logiciel, l’export des écritures comptables permettant d’intégrer les éléments dans la comptabilité pour ma cliente. Pourriez vous m’indiquer comment trouver cela ? vous en remerciant.

    Réponse
    • Sophie

      Bonjour, je ne comprends pas du tout la question ! De quel logiciel tu parles ?

      Réponse
  12. Christine Filbien

    Bonjour,
    Je me permets de vous écrire pour avoir des informations sur la gestion d’une micro crèche, en effet, ma fille est auxiliaire de puériculture depuis maintenant 3 ans et est en train de passer une VAE d’éducatrice jeunes enfants. Elle envisage d’ouvrir sa micro crèche et notre objectif est de nous associer toutes les 2. Ma fille serait référente technique et moi je l’aiderai dans la gestion. Pour ma part, je n’ai aucune expérience dans le domaine de l’enfance (j’ai 55 ans et ai eu 3 enfants, mais il y a longtemps), néanmoins, je m’y connais dans la gestion administrative. Je pense faire une formation de gestionnaire de micro crèche mais je n’ai aucune idée de comment m’y prendre, pensez-vous qu’à mon age, c’est faisable ? et comment m’y prendre ? Merci d’avance pour votre aide

    Réponse
    • Sophie

      Bonjour Christine,
      Il n’est pas nécessaire d’avoir un diplôme dans la petite enfance pour être gestionnaire d’une micro-crèche. Cela est donc possible pour vous.
      Cela sera possible à condition d’en avoir vraiment envie, l’âge est dans la tête 😄

      Je vous inviter à consulter cet article mentionnant toutes les étapes pour créer une micro-crèche.

      Bonne journée

      Réponse
  13. Sana&Co

    Bonjour Sophie,
    Un grand merci de nous partager ton expérience, je suis tellement à la recherche de cela en ce moment !
    J’aimerai connaître ton avis :
    Je suis professeure des écoles (maternelle) et souhaite créer ma micro-crèche. Néanmoins, j’aimerais cumuler ces deux activités (mi-temps Education nationale) pour pouvoir continuer à garder mes enfants en vacances scolaires. Est-ce qu’un mi-temps en tant que gestionnaire serait possible en termes de temps de travail ? Pourrai-je, selon toi, toujours avec un mi-temps, cumuler gestionnaire et référente technique (j’adorerais gérer la dimension projet pédagogique de la crèche, ce qui me serait impossible en étant juste gestionnaire).
    Par la suite, quand mes enfants seront plus grands, j’aimerais m’investir en crèche à 100% car je pense pouvoir davantage m’y épanouir que dans mon travail actuel…
    Un énorme merci pour ta réponse 🙏

    Réponse
    • Sophie

      Salut Sana ! Pour le côté cumul des 2 postes, c’est peut-être possible, tout dépend de ta manière de t’organiser.
      Je t’avoue que ça me fait quand même un peu peur pour la simple et bonne raison qu’au démarrage de ta structure, tu ne seras pas disponible à 100 %.

      Réponse
  14. mapaga

    Bonjour , merci pour ce blog et tous les articles qui m’aident énormément .Cela fait des années que je nourris le projet d’ouvrir des micros crèches. J’ai une licence en Lettres et j’exercé comme professeur de collége bien n’ayant pas validé mon CAPES.Quels conseils pouvez-vous me donner pour commencer.Je n’ai pas beaucoup d’expérience dans la petite enfance , à part le bénévolat effectué dans la crèche parentale de ma fille … et bien sur ce désire que j’ai de participer au bien être et l’éducation des touts petits.

    Réponse
    • Sophie

      Bonjour,

      de mon côté je n’avais pas de connaissance dans le milieu de la petite enfance …
      J’ai passé un an avant de me lancer un cap petite enfance et candidat libre ainsi qu’une licence responsable de structure petite enfance
      Ce n’est pas obligatoire, mais je recommande de se former (soit avec un diplome, soit des bouquins, des sites internet …) sur le secteur de la petite enfance

      Le reste s’apprend sur le tas.
      N’hésite pas à consulteer mes autres articles

      Réponse
      • Audrey

        Bonjour,
        J’ai un bac+2 compta et je souhaite me reconvertir professionnellement.
        L’idée d’ouvrir 1 ou 2 micro crèche m’attire beaucoup.
        Où avez-vous passer votre CAP et votre licence svp ?

        Réponse
        • Sophie

          Bonjour,

          j’ai passé mon cap en candidat libre et ma licence à la fac d’Aix en Provence 😉
          Passe une bonne journée

          Réponse
          • Audrey

            Merci pour ta réponse rapide.
            Je pensais au CAP pour pouvoir effectuer des remplacements.
            Mais concernant la licence, ça t’as servi plutôt au niveau administratif ? Ou bien plutôt au niveau des enfants ?

Soumettre un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Rejoins le prochain atelier gratuit !

Le lundi 26 février de 12h15 à 13h15 : On décortique ensemble le référentiel bâtimentaire

Ton inscription est bien prise en compte ! Tu as dû recevoir un email pour confirmation