Dans la peau d’un gestionnaire de micro-crèche
Sur le même exemple qu’une journée type en micro-crèche côté équipe, je souhaite te faire part de la journée type d’un gestionnaire.
Sauf qu’après réflexion, je me suis rendue compte que chaque journée est très différente, en fonction de la saisonnalité et de la répartition des tâches avec la référente technique.
J’ai donc décider de modifier un peu la forme de cette article mais de te montrer les tâches que j’ai effectué lorsque j’étais gestionnaire de mes 3 micro-crèches.
Je tiens avant tout à te préciser une nouvelle fois que ces tâches seront très différentes en fonction des attributions que tu vas donner à ta référente technique. Ou même si tu vas être toi-même la référente technique.
Il est probable que j’ai omis certaines tâches ou si tu as ou pense avoir une organisation différente, écris-les moi en commentaire 🤗
Les tâches de gestion
La gestion de la société ou de l’établissement sont les tâches première dans la vie d’un gestionnaire.
Il y a certaines choses qui peuvent être en partie déléguées.
La comptabilité
Pour ma part, lors de la réception de factures fournisseurs, mon travail consiste à scanner les facture, les numéroter et les inscrire dans un tableau (avec numéro de la facture, date, fournisseur, objet) pour pouvoir les retrouver plus facilement si besoin. Je classe le document et j’envoi le Scan à mon expert comptable.
Pour la paie, j’envoie uniquement un tableau récapitulatif du mois écoulé (avec les absences, les h. Sup …) et l’expert comptable se charge de m’envoyer les paies. Je m’occupe ensuite des virements bancaires et de notifier les éléments sur un autre tableau Excel.
Pour les factures des familles, j’utilise un logiciel qui me facilite grandement la vie ! Pour ma part, il s’agit d’opticreche mais tous les logiciels petite enfance font le job (plus ou moins simplement !).
J’envoie chaque mois un tableau récapitulatif de ces factures à mon expert comptable, accompagné des paiements par chèques et CESU (chèque emploi service universel). Pour les paiements par virement, l’expert comptable à un accès à mes relevés bancaires afin de procéder au rapprochement.
Les ressources humaines
Quel vaste sujet !
Je vais commencer par le début et je compléterai l’article par la suite si besoin. C’est vraiment une partie que je gère en étroite collaboration avec mon expert comptable.
Pour commencer, lorsque j’embauche une personne, je m’occupe moi-même de préparer son contrat de travail. Les modèles ont d’abord été validé par mon expert comptable. Une fois signé, je lui envoie la copie et de quelques documents afin qu’il s’occupe de la DUE (déclaration unique d’embauche).
Concernant la paie, je l’ai déja expliqué plus haut.
Lors d’un arrêt maladie, j’envoie le scan à mon expert comptable. Il s’occupe ensuite de faire le nécessaire auprès de la sécurité sociale.
Le management
C’est une partie que je délègue à ma référente technique, c’est elle qui gère son équipe. Bien sûr, je reste à sa disposition pour toutes les questions qu’elle peut avoir.
Je pense qu’il est plus simple d’avoir pour l’équipe un seul interlocuteur : la référente technique, à qui je dois faire absolument confiance.
Je suis en binôme avec elle pour les entretiens disciplinaires, les avertissements, les ruptures conventionnelles.
La référence technique organise une réunion d’équipe chaque semaine et me fait ensuite part de son compte rendu de manière hebdomadaire également.
Il est primordial de garder un lien étroit avec la référente technique, de savoir comment se sentent l’équipe et les enfants dans la structure.
N’hésite pas à me faire savoir dans les commentaires si ce type d’article te plait, je pourrai en faire d’autres avec plaisir. De la même manière, dis moi si tu souhaites que je traite en priorité certains sujets !
